Chystáte se na obchodní jednání a máte strach

Na jednání (návštěvu) se připravujeme předem. Rozmyslíme si, kvůli čemu dotyčného (dotyčnou) navštěvujeme, co je naším cílem. Potom jaké zvolíme prostředky, tj. taktiku a strategii svého jednání.

Nezbytné je vše dopředu nahlásit

U pracovních (obchodních, služebních či jak jim můžeme říkat) návštěv je nezbytné se předem ohlásit. Odpovědní pracovníci a manažeři mají obvykle svůj pracovní den „rozsekán” řadou předem naplánovaných akcí, takže bez předběžné dohody bychom se do jejich rozvrhu vůbec nevešli. Dalším argumentem je nutnost přípravy na jednání: zpracování podkladů, projednání s dalšími lidmi nebo alespoň rozmyšlení se, co od jednání obě strany očekávají.

Ohlášení pracovní návštěvy je nejvhodnější telefonické (je zde nejtěsnější zpětná vazba a obě strany si při tomto telefonickém rozhovoru mohou vyjasnit všechny předběžné otázky. Další vhodná možnost je faxem, konečně pak dopisem (ten je vhodný, zejména pokud zasíláme předem nějaké materiály).

Při telefonickém ohlašování bychom se měli představit, a to nejen jménem, ale i firmou či institucí, a říci proč voláme. Bez poskytnutí těchto informací by se s námi ve správně vedených obchodních a jiných firmách neměl nikdo dát do hovoru.

Dodržování takovýchto zásad neuvěřitelným způsobem šetří čas a nervy manažera – odfiltrovány jsou hovory bláznů, nesmyslné a nezajímavé nabídky a ty problémy, které může vyřídit jiný, v hierarchii níže postavený pracovník.

Bývá slušností v úvodu telefonického rozhovoru pozdravit, na konci poděkovat a rozloučit se. Dohodnutý termín si ihned zapíšeme, protože krátkodobá lidská paměť je dosti nespolehlivá.

Co je Vaším cílem

Na jednání (návštěvu) se připravujeme předem. Rozmyslíme si, kvůli čemu dotyčného (dotyčnou) navštěvujeme, co je naším cílem. Potom jaké zvolíme prostředky, tj. taktiku a strategii svého jednání. Připravíme si možné varianty, neboli uvažujeme, co uděláme, když druhá strana řekne, že …

Konečně zvolíme vhodné oblečení, i když pracujeme jako krmiči dobytka. Počítače nebudeme prodávat v šortkách, zatímco pro agenta se sportovním náčiním se tento oděv může hodit. Je to prostě otázka celé naší stylizace, kdy se připravujeme nejen co budeme říkat, ale také jak budeme kompletně vystupovat.

Dopředu mít všechno nachystané

Na obchodní návštěvy je naprosto nezbytné přicházet přesně – ani dříve, ani později. Maximálně tolerovatelné zpoždění je 15 minut, ale i pak je třeba se věrohodně a upřímně omluvit.

Při příchodu se opět představíme, eventuálně se odvoláme na telefonickou dohodu či dopis.

Hosta obvykle uvádí sekretářka, pouze v případě významné a očekávané návštěvy by měl manažer sám vyjít do předpokoje (sekretariátu) uvítat vzácnou návštěvu. Návštěvě dáváme přednost ve dveřích a ihned nabízíme místo k sednutí. Není vhodné usednout za svůj pracovní stůl a tak se oddělit od hosta.

Návštěvníkovi před zahájením rozhovoru nabídneme jednoduché občerstvení. Na podání občerstvení se buď dohodneme se sekretářkou při ohlášení návštěvy, nebo ještě lepší je se po úvodních formalitách zeptat hosta na jeho přání. Takřka převažující podávání odpudivého nápoje v podobě mleté kávy spařené horkou vodou – tzv. český turek – není jen prohřeškem proti zdraví a kávovému obřadu, ale současně klasickou ukázkou stereotypu a nedostatku invence. Zkuste svým návštěvníkům nabídnout čaj, překapávanou kávu s mlékem či smetanou, limonádu nebo sodovku, ve zvláště výjimečných případech i slzu kvalitního alkoholu – spíše symbolickou formou.

Nápoje, které jsou nejčastější formou občerstvení, ale i zákusky, sušenky apod. servírujeme podle běžných zásad stolování. Postupujeme podle společenské významnosti přítomných (poslední přijde na řadu hostitel, i když je třeba v hierarchii nejvyšším vedoucím). Je-li návštěvníků či účastníků porady mnoho, nekomplikujeme si příliš život a podáváme pohoštění postupně z jedné strany (opět končíme hostitelem, manažerem).

Průběh nejdůležitější části

Vzhledem k psychologické struktuře a gradací jakéhokoliv (a to více obchodního) jednání dodržujeme při rozhovoru určitá pravidla a zvyklosti. Nesmí chybět otevření rozhovoru, jakési zahájení výměnou obecných informací, které má za účel, aby se oba partneři naučili na sebe reagovat, přivykli si vzájemné komunikaci, navodili vhodnou a klidnou atmosféru.

Následuje hlavní část obchodního jednání, při níž přednášíme návrhy, vysvětlujeme, argumentujeme. Tato část se vlastně periodicky opakuje tak dlouho, dokud každý z účastníků nedospěje k určitému stanovisku, které nechce dále měnit. Pak přichází fáze rekapitulační, potvrzující, kdy bychom měli shrnout výsledky jednání, zrekapitulovat dosaženou dohodu nebo uložené úkoly a udělat určitý závěr. Ten by měly potvrdit všechny zúčastněné strany.

V průběhu jednání se nedáme rušit telefony ani dalšími návštěvníky – byť jen „na minutku”. Volá-li náš nadřízený, omluvíme se návštěvě. Přijde-li šéf osobně, představíme mu návštěvníka. Nejdůležitější vzkazy nám může během porady přinést sekretářka na lístečku; jeho prostřednictvím lze vyřídit některé záležitosti (odkázat na někoho jiného, požádat o zavolání později, nechat vyvést podnikovou stráží apod.).

Po rozloučení v pracovně vyprovázíme významnější návštěvy do předpokoje sami, ostatní předáme do péče sekretariátu.

Právní prohlášení: Obsah internetového magazínu i jednotlivé jejich prvky jsou právně chráněny. Jakékoli užití spočívající v kopírování a/nebo napodobování obsahu a/nebo prvku tohoto internetového magazínu bez výslovného souhlasu provozovatele internetového magazínu je protiprávní, porušující práva společnosti k autorskému dílu a databázi a zakládající nekalosoutěžní jednání. Neoprávněným užitím obsahu a/nebo prvku interntového magazínu může dojít též k naplnění skutkové podstaty trestného činu porušení předpisů o pravidlech hospodářské soutěže dle § 248 trestního zákoníku a/nebo trestného činu porušení autorského práva, práv souvisejících s právem autorským a práv k databázi dle § 270 trestního zákoníku, za jejichž spáchání může být uložen trest zákazu činnosti, propadnutí věci nebo jiné majetkové hodnoty nebo trest odnětí svobody. Pokud máte o užití obsahu a/nebo prvku internetového magazínu zájem, kontaktujte redakci internetového magazínu. id19656 (internetovy-magazin.cz#7833)


Přidat komentář